Вторник, 7 маяUspeaker - обучение эффективному общению
12 практических советов делегирования задач сотрудникам
Делегирование задач сотрудникам на практике оказывается очень сложным для многих руководителей. С одной стороны, они жалуются на то, что у них слишком много обязанностей, а с другой — не могут их делегировать.
В значительной степени это связано с отсутствием доверия к своим сотрудникам и убежденностью в том, что они сами могут делать все лучше и быстрее. Они предпочитают тратить свое собственное время на работу во внеурочное время, чем требовать от сотрудника ответственности за выполнение поставленной задачи. А может быть, они просто не знают, как правильно подходить к распределению полномочий? Узнайте, что такое делегирование, и изучите 13 практических советов по этому вопросу.
Чем делегирование отличается от простого распределения задач?
Делегирование задач, в отличие от простых поручений, — это не только передача обязанностей другим людям. Оно также основано на разделении полномочий и ответственности за их выполнение. В некотором смысле это подразумевает делегирование полномочий сотруднику для выполнения задачи и способность принимать самостоятельные решения. Руководитель больше не принимает непосредственного участия в выполнении задания, а у подчиненного появляется возможность проявить собственную изобретательность и навыки.
Что еще?
Руководитель должен доверять сотруднику. Он должен полностью доверить ему работу над той или иной задачей, а не отдавать готовые приказы и инструкции. Он также не может ожидать, что работник выполнит задание именно так, как он сам это себе представлял. Иначе делегирование превращается в простое поручение, в котором все шаги были заранее спланированы и определены руководителем. К сожалению, это не будет развивать у работника самостоятельность и ответственность или дополнительную мотивацию к работе. Поэтому руководитель не слишком вмешивается в выполнение делегированных задач.
При правильном делегировании руководитель общается со своими сотрудниками, контролирует их работу, предоставляет им нужные инструменты, спрашивает об успехах или возникающих проблемах, оказывает поддержку и дает советы, следит за сроками и оценивает работу.
Делегирование задач и полномочий не должно касаться мелочей, которые менеджеру или руководителю не хочется делать самому. Скорее, это должны быть циклические мероприятия или мероприятия, связанные с крупными проектами.
Однако делегирование не должно включать в себя чрезвычайно важные и сложные вопросы или стратегические вопросы, требующие личного участия руководителя. Эно также не должно касаться срочных, чрезвычайных, рискованных или конфиденциальных вопросов.
Практические советы
Узнайте 13 практических советов, которые помогут вам научиться правильно делегировать полномочия своим сотрудникам!
1. Делегируйте как можно скорей!
Как только вы определите задачу, которую можно делегировать, сразу же передавайте ее своим сотрудникам. Чем раньше им сообщат о необходимости выполнения задания, тем быстрее они приступят к его выполнению. Даже если в данный момент они работают над чем-то другим, они смогут лучше спланировать и организовать свои следующие обязанности.
2. Четко формулируйте задачу
Поясните сотруднику цель делегированной ему задачи и ее всеобъемлющий смысл. Пусть он понимает основную задачу своей работы и то, над чем он должен работать.
Делегируя полномочия, будьте ясны, конкретны и понятны. Не используйте такие фразы, как: «Не могли бы вы…» или «Будет ли у вас время сделать то-то и то-то…».
Делегировать задачи — это не значит просить других делать что-то. Вам необходимо четко сформулировать задачу и указать время на ее выполнение. Используйте слова, которые усиливают вашу мысль и подчеркивают важность задачи. Будьте последовательны и требовательны, но при этом добры и вежливы.
3. Проверьте, понял ли сотрудник поставленную задачу
После того как вы объяснили задачу сотруднику, убедитесь, что он точно понял ее. Может быть, ваши инструкции были не такими четкими и конкретными, как вы думали? В идеале, попросите сотрудника повторить своими словами, что он должен сделать. Это позволит избежать недоразумений и ошибок при выполнении задания.
4. Сокращайте временные рамки
Если задание должно быть выполнено в пятницу, скажите своим сотрудникам, чтобы они сделали его во вторник. Это даст вам несколько дополнительных дней для проверки выполненной работы и внесения исправлений. Вы избежите дополнительного стресса и ситуации, когда задача не будет выполнена в срок.
5. Делегируйте полномочия в соответствии с возможностями подчиненных
При делегировании задач важны опыт, склонности и способности работника. Бросать сотрудника на произвол судьбы — не всегда удачный ход. Лучше избегать ненужных рисков, напряженности или ошибок и делегировать полномочия в соответствии с возможностями сотрудника.
6. Повышайте мотивацию сотрудников
Объясните подчиненному, насколько важно и актуально задание, которое вы ему даете, и пообещайте премию или дополнительный бонус за его выполнение. Вы можете поощрять сотрудников, которые вкладывают душу в свою работу.
7. Повышайте квалификацию и навыки своих сотрудников
Делегирование полномочий — это идеальный способ развития сотрудника! Позвольте ему проявить себя и решить задачу самостоятельно. Позвольте ему проявить творческий подход, получить необходимую информацию и расширить свои компетенции.
8. Доверяйте работнику
Постарайтесь доверять сотруднику. Пусть он сам решает и планирует выполнение задания. Не отбрасывайте его идеи и решения заранее. Помните, что вы делегировали задачу ЕМУ, а не себе.
9. Определите, как и как часто стоит контролировать выполнение задания
Наделяя теми или иными полномочиями, вы оказываете своему сотруднику большое доверие. Вы даете ему свободу, но это не освобождает вас от необходимости регулярно контролировать его прогресс. Скажите ему, как и как часто вы будете проверять и оценивать то, что он делает. Это позволит вам контролировать качество и сроки и дополнительно мотивировать сотрудника.
Предоставьте сотруднику всю самую важную информацию о специфике поставленной задачи и убедитесь, что он не испытывает недостатка в необходимых ресурсах и инструментах для ее выполнения.
11. Предложите свою поддержку
Дайте сотруднику понять, что он может рассчитывать на вас при любых возникающих трудностях или проблемах. Это позволит свести к минимуму его стресс перед выполнением новых и важных обязанностей.
12. Отметьте успехи работника
Как только задание будет выполнено, обязательно дайте сотруднику точную обратную связь по проделанной работе. Если он успешно выполнил поставленную задачу, не забудьте поблагодарить его и вознаградить за старания. Дайте ему почувствовать, что его ценят и гордятся его работой.
Преимущества делегирования задач
Делегируя полномочия, руководитель имеет больше возможностей сосредоточиться на самых важных задачах компании, отойти от второстепенных вопросов и высвободить время. Он приобретает возможность достигать цели, работая с другими людьми. Сотрудники, в свою очередь, повышают свою компетентность, свои знания, навыки и уверенность в себе. И через все это повышается общая производительность и улучшаются результаты работы.
